1. Administrasi
Gudep sebagai
pusat gerak dan wadah pembinaan pramuka perlu adanya dukungan administrasi
secara tertib namun sederhana.
Agar
pelaksanaan administrasi dapat teratur, tertib dan berkesinambungan diperlukan
buku-buku catatan sebagai berikut:
a. Buku catatan
pribadi pesertadidik
Buku tersebut
dipegang oleh Ketua Gudep dan harus selalu dimutahirkan. Buku catatan
pribadi berisi:
1) Nama Lengkap,
nama kecil/nama panggilan.
2) Tempat dan
tanggal lahir.
3) Agama.
4) Tanggal masuk
mejadi anggota Gerakan Pramuka.
5) Sifat baik
yang perlu dikembangkan.
6) Sifat kurang
baik yang perlu dikurangi/dihilangkan.
7) Kepemimpinan
yang pernah dialami/diikuti.
8) Peristiwa-peristiwa
penting selama menjadi pesertadidik (sebutkan peristiwa penting, tanggal dan
tempatnya, misalnya: dilantik menjadi Siaga, Siaga Mula, Bantu, Tata, Garuda,
naik Golongan Penggalang, dilantik menjadi Penggalang, Ramu, Rakit, Terap,
Garuda dan seterusnya).
9) Observasi
terhadap pribadi anggota (kecerdasan, gotong royong, disiplin, kegembiraan,
suka menolong/membantu, loyalitas, kejujuran, inisiatif,
kepribadian/mentalitas, kreatifitas, pengabdian dan sebagainya).
10) Kegiatan kepramukaan atau kegiatan lain yang pernah
diikuti
11) Penyakit/ganggunan kesehatan yang pernah dan atau
diderita
12) Mutasi anggota, dan sebagainya.
b. Buku
registrasi pesertadidik berisi:
1) Nama Lengkap,
jenis kelamin (putra/putri).
2) Tempat dan
tanggal lahir.
3) Agama.
4) Nama Orang
tua/Wali.
5) Pekerjaan
Orang tua/Wali.
6) Alamat rumah.
7) Anak ke…..,
dari jumlah saudara putra/putri … orang.
8) Golongan
darah.
9) Sekolah.
10) Bakat dan hobby.
11) Hal-hal yang perlu diperhatikan (kebiasaan,
kesehatan, bahasa yang dikuasai dan lain-lain).
12) Pengalaman dalam kepramukaan.
13) Bagi pesertadidik penyandang cacat perlu dimasukkan
jenis kecacatannya.
14) Lain-lain.
c. Buku
registrasi Pembina dan anggota Mabi, berisi:
1) Nama
2) Alamat dan
nomor telpon.
3) Tempat dan
tanggal lahir.
4) Jabatan dalam
masyarakat/pemerintahan dan jabatan dalam Mabi/Gudep.
5) Agama.
6) Status
Perkawinan.
7) Nomor dan
tanggal sertifikat/ijazah kursus-kursus yang pernah diikuti; KMD, KML, KPD dan
KPL.
8) Pendidikan
formal.
d.
Catatan/notulen rapat/risalah rapat:
1) Catatan/notulen
rapat dengan Pembina Gudep, berisi permasalahan gudep, progja dan sebagainya.
2) Catatan/notulen
rapat dengan Dewan Kehormatan Gudep, berisi permasalahan yang dibahas dan
keputusan terakhir rapat untuk bahan evaluasi.
3) Catatan/notulen
rapat dengan Mabigus, setiap pertemuan harus dicatat dan dicek hasil-hasil
rapat sebelumnya.
4) Log book (buku
catatan) merupakan catatan peristiwa-peristiwa penting di dalam gudep, setiap
kegiatan dan pengambilan keputusan yang penting harus tercatat pada buku
tersebut. (Log Book berisi: catatan waktu, peristiwa, ilustrasi, gambar,
tempelan/guntingan berita dan sebagainya).
Pencatatan
diupayakan singkat, jelas, lengkap dan mutahir.
e. Buku
Inventaris
Buku
Inventaris merupakan buku catatan sarana pendukung yang berisi catatan
alat-alat, peralatan atau perlengkapan yang meliputi:
1) Nama
benda/alat/perlengkapan.
2) Jumlah
masing-masing perlengkapan.
3) Kondisi
masing-masing perlengkapan.
4) Asal usul
barang tersebut.
Hal itu
penting untuk pemeliharaan dan pengorganisasian secara terus-menerus, sehingga
membantu mempermudah ketika akan mengadakan kegiatan dan mempermudah
pemeliharaannya. Mengingat hal tersebut sering dilalaikan, maka hendaknya
dijadikan tradisi oleh gudep/pembina/regu untuk melaksanakan pencatatan
tersebut secara teratur, teliti dan berkesinambungan.
f.
Buku agenda, verbal dan expedisi surat menyurat.
Semua
surat-surat, baik yang diterima maupun yang dikirimkan harus dicatat dengan
teliti. Arsip surat-surat harus diatur dalam tata naskah (berkas) dan
setiap tahun diadakan penilaian dan pemilahan.
g. Buku
Acara Kegiatan
Setiap
kegiatan yang dilaksanakan oleh gudep maupun satuan harus dicatat dengan baik,
hal itu akan sangat berguna untuk bahan referensi bagi kegiatan yang akan
datang.
h.
Formulir untuk pelaksanaan kegiatan administrasi yang selalu berulang dan sama,
sebaiknya untuk efisiensi dibuat formulirnya, misalnya:
1) Formulir
peminjaman alat/perlengkapan.
2) Formulir
laporan kekuatan.jumlah anggota.
3) Formulir
permintaan ijin, dan sebagainya.
i.
Pencatatan tentang pelaksanaan pelatihan (Program Kegiatan)
Berisikan
sasaran setiap kegiatan yang dicapai oleh anggota yang merupakan bahan evaluasi
sejauh mana berbagai sasaran-sasaran kegiatan telah dicapai. Salah satu
hal yang menarik bagi anggota adalah bila mereka dapat mencapai sasaran, karena
berarti ada kemajuan pribadinya. Setiap satuan harus memiliki catatan
tersebut untuk mengukur keberhasilannya.
j. Buku Program
Buku tersebut
sangat penting untuk merencanakan dan mengoperasikan program agar dapat sukses,
susunlah program secara detail, tulis dan catat. Hal tersebut berguna
pula untuk dipelajari guna pengembangan di masa depan.
k. Administrasi
dana dan keuangan satuan.
Satuan
diijinkan untuk mendapatkan dana dari gudep, Mabi, orangtua pesertadidik dan
sponsor lain melalui gudep untuk kepentingan operasional satuan. Dana
tersebut dicatat secara lengkap, kwitansi-kwaitansi dan tanda
terima/pengeluaran uang harus tertib, lengkap dan dapat di cek sewaktu-waktu
bila diperlukan.
l. Buku catatan
pribadi setiap pembina:
Untuk
mengembangkan anggota/pesertadidik secara individu tidak cukup hanya dengan
mengandalkan ingatan untuk mengetahui kemajuan individu anggota tersebut.
Oleh karena itu, setiap pembina perlu memiliki buku catatan pribadi, dan perlu
mencatat informasi yang berkaitan dengan kemajuan yang dicapai
2. Administrasi
Keuangan
Untuk menjamin
agar keuangan gudep terorganisasikan dengan baik, ketentuan dan prosedur
keuangan harus dilaksanakan secara ketat (disiplin).
Prosedurnya
adalah:
1) Semua
penerimaan/pendapatan dimasukkan dalam rekening bank segera (pada kesempatan
pertama).
2) Semua uang
tersimpan dalam bank, hanya ada uang tunai pada kas kecil.
3) Semua dana
melalui bank, pengambilan uang harus atas persetujuan Ketua Gudep yang
ditandatangani sedikitnya oleh 2 orang anggota Pembina Gudep yang telah
ditentukan.
4) Tanda terima
atau kwitansi harus dibuat rangkap 2 (dua), pada setiap penerimaan/pengeluaran
uang ditulis jumlah uangnya dan tanda terima atau kwitansi pembayaran harus
disimpan.
5) Setiap Satuan,
Ketua Gudep dan Mabi, boleh mengelola sendiri uang di bank (bank account).
Untuk satuan
diatur sebagai berikut:
a) Perindukan
oleh Pembina Perindukan.
b) Pasukan
Penggalang oleh Dewan Penggalang.
c) Ambalan
Penegak oleh Dewan Ambalan.
d) Racana Pandega
oleh Dewan Racana.
Ketua Gudep
harus mengawasi dan memeriksa apakah ketentuan administrasi dan prosedur
dilaksanakan dengan baik dan benar.
6) Pemeriksaan
Setiap akhir
tahun diperlukan adanya pemeriksaan keuangan meliputi semua pengoperasian dana
di gudep maupun satuan dan di audit oleh Badan Pemeriksa Keuangan Gudep bila
dianggap perlu dibantu auditor yang independen.
7) Usaha Dana (Fundrising)
Dalam usaha
dana perlu ada penjelasan bahwa Gerakan Pramuka memerlukan dukungan bantuan
untuk pelaksanaan kegiatannya. Caranya dengan melakukan pendekatan kepada orang
yang akan diminta bantuan dana tersebut yang dilakukan dengan sebaik-baiknya.
Usaha dana
bukanlah suatu pelatihan untuk meminta-minta.
Beberapa
langkah yang perlu dilakukan dalam usaha dana:
a) Cari identifikasi
sumber-sumber dana.
b) Pastikan bahwa
alasan untuk memerlukan dana tambahan cukup kuat. Ingat bahwa orang
merespon kebutuhan yang nyata. Kemukakan sejarah tentang keberhasilan
Gerakan Pramuka dan harus mampu menunjukkan bahwa dana yang dikumpulkan akan
sangat berguna untuk menambah peralatan dan melaksanakan kegiatan yang lebih
banyak, misalnya untuk mengikuti jambore, lomba tingkat, dan kegiatan-kegiatan
lain di tingkat kwartir.
c) Pengumpulan
dana
Semua usaha
dana harus dengan meminta, yang penting adalah siapa yang akan meminta dan
bagaimana cara yang baik untuk meminta, tergantung dengan siapa yang akan
dimintai.
d) Ucapan terima
kasih
Proses yang
terpenting pada usaha dana adalah ucapan terima kasih setelah menerima dana dan
menyampaikan informasi tentang penggunaannya.
n. Laporan
Keuangan bulanan
1) Bendahara
membuat laporan bulanan kepada Ketua Gudep pada setiap akhir bulan.
2) Harus diingat
bahwa uang yang dikelola oleh gudep haruslah uang yang jelas dan halal.
3. Penghasilan dan Iuran
Penghasilan
Gudep diperoleh dari:
a) Iuran anggota
yang besarnya ditentukan oleh Mugus.
b) Bantuan dari
Pemerintah.
c) Bantuan dari
masyarakat yang tidak mengikat.
d) Lain-lain sumber
yang tidak bertentangan dengan Perundang-undangan Negara, Anggaran Dasar dan
Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka.
Pelaksanaan iuran :
a) Para Pramuka,
Pembina Pramuka, dan anggota Mabigus wajib membayar iuran bulanan kepada
gudepnya, sesuai peraturan yang berlaku.
b) Gudep wajib
membayar iuran bulanan kepada Kwarran.
0 comments:
Post a Comment